Creación y Funciones de la Junta de Subastas Central

La Junta de Subastas Central del Departamento de Educación es un cuerpo administrativo independiente creado en virtud de las siguientes leyes y reglamentos: (1) Ley Núm. 149 de 15 de julio de 1999, según enmendada, conocida como “Ley Orgánica del Departamento de Educación”, (2) Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1998, según enmendada, conocida por “Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme” y (3) Reglamento Número 7040 para la Adquisición, Ventas y Subastas de Bienes, Obras y Servicios No Personales del Departamento de Educación de 5 de octubre de 2005, según enmendado.  La Junta está adscrita a la Subsecretaría de Administración por delegación expresa del Secretario de Educación.

La Junta de Subastas, consta de ocho (8) miembros.  Cinco (5) de éstos son en propiedad y tres (3) son alternos.  Uno de sus miembros es el que desempeña la posición de Presidente.  También, está la Secretaria Ejecutiva en Propiedad y una Alterna.

La oficina administrativa de la Junta, por su parte, opera con tres (3) empleados.  Estos se encargan de coordinar e implantar todas las tareas relacionadas con la logística de la celebración de una subasta.

El tiempo promedio para celebrar cada subasta desde recibida en la Junta hasta el envío del expediente al Área Adquirente para la formalización del contrato es de un (1) mes aproximadamente, si no hay pre-subastas, impugnaciones ni controversias.

A continuación, una relación enumerada de las funciones y responsabilidades que ejerce la Junta, incluyendo sus dos componentes de trabajos:

  1. Recibo de solicitudes para la celebración de subastas por parte del Área Adquirente.
  2. Cotejo preliminar o inicial de la solicitud (ver que esté completa).
  • Pliegos de Subastas
  • Requisición con aprobación de fondos, etc.
  1. Evaluación de los pliegos de la subasta:
  • Especificaciones, condiciones e instrucciones correctas
  • Cumplimiento con leyes y reglamentos aplicables.
  • Redacción y organización.
  • Necesidad o no de la celebración de una reunión pre-subasta, etc.
  1. De ser necesario, devolución del pliego de subastas a la Unidad Adquirente con recomendaciones e instrucciones de mejoramiento, correcciones o cambios, lo que ocurre con mucha frecuencia.  Este proceso suele repetirse en varias ocasiones para una misma subasta debido a que no se siguen las instrucciones que se ofrecen o por cambios del Área Adquirente en las especificaciones.
  2. Agotados todos los recursos para lograr la intervención de la Unidad Adquirente para mejorar los pliegos de una subasta, se dan casos en que es necesario mejorarlos o corregirlos en la propia oficina administrativa de la Junta.
  3. Identificación de los licitadores que habrán de participar en la subasta (Registro Único de Licitadores y otros medios).
  4. Reproducción de los pliegos de subastas (copias) y preparación de documentación requerida por el correo para el envío de la Convocatoria.  Se utiliza además, el Tablón de Edictos, Página de Internet del Departamento de Educación, entre otros.
  5. Procedimientos de la convocatoria de la subasta. 
  • Envío de aviso por correo certificado sobre celebración de subasta y disponibilidad de pliegos a entregarse.
  • Visitas de licitadores para entrega de recibo y pliegos de subasta.
  1. Resolución de todas las controversias que puedan surgir con respecto a la convocatoria por parte de los licitadores (dos (2) días laborables para impugnar una convocatoria, según reglamento).
  • Objetivos
  • Protestas
  • Impugnaciones (de recibir impugnación a la convocatoria, se paraliza la subasta y se envía la misma al área adquirente para que se exprese). Luego de aclarado los “ issues”, se reanuda la misma.
  • Solicitudes de cambios de términos o de fechas de apertura, etc.
  1. De haberse determinado como necesario, celebración de una reunión pre-subasta con la participación de la Unidad Adquirente y de todos los licitadores interesados.  La invitación a la reunión se incluye como parte de la convocatoria (día, hora y lugar de la reunión).
  2. Luego que el Área Adquirente se exprese se preparan las enmiendas o cambios a los pliegos de subasta en todo caso en que aplique o sea necesario.
  3. Emisión de avisos de enmiendas o de cambios a la convocatoria o de posposición de la apertura.
  4. Recibo de las ofertas, desde la fecha de envío por correo, se le otorga diez (10) días para la entrega de los pliegos.  Los licitadores deberán entregar sus ofertas selladas en el Departamento de Educación-División de Correspondencia y Archivo.
  5. Celebración del Acto de Apertura.  Reunión con licitadores participantes.  Este es el momento en que los licitadores pueden hacer sus reclamos por escrito.
  6. Evaluación de las Ofertas
Fase Administrativa: Se analizan todas las ofertas recibidas de los licitadores.
  • Documentos
  • Bid Bond
  • Porciento de Preferencia
  • Certificación de elegibilidad
  • Certificados de inspección (si aplica)
  • Procedencia del producto
  • Fechas de entrega
  • Garantías
  • Firmas
  • Literatura
  • Precios unitarios
  • Precios totales
  • Irregularidades observables (borrones, tachaduras, espacios dejados en blanco, incumplimiento de los documentos, etc.)
Todo lo anterior se recopila en un documento llamado Resumen de Ofertas.
 
Fase Técnica (Análisis):
  • Especificaciones
  • Condiciones especiales o particulares
  • Calidad del producto
  • Razonabilidad del precio
  • Comparación de oferta con literatura que se acompaña
  • Análisis de muestras
  • Preparación de informes
Según reglamento, en esta fase se puede solicitar la ayuda de expertos de la Unidad Adquirente o de otros especialistas o peritos en la disciplina para que colaboren con la Junta de Subastas en la evaluación de los productos que se ofrecen.  Dependiendo la complejidad del análisis de los peritos y la cantidad de ofertas recibidas puede tardar el mismo hasta una semana aproximadamente.
  1. Se convoca a los miembros de la Junta de Subastas en pleno para la evaluación y análisis de las ofertas en su totalidad (resumen de ofertas, informes de evaluación, evaluación muestras de los productos, pliegos en su totalidad, si es necesario), etc.
  2. Adjudicación de la subasta (Miembros de la Junta de Subasta en pleno).
  3. Preparación del Aviso de Adjudicación, según se estipula reglamentariamente.
  4. Envío del Aviso de Adjudicación por correo.
  5. Resolución de controversias que surjan en torno al Aviso de Adjudicación emitido (Impugnación).

Junta de Revisión Administrativa

Se le envía el expediente a la Junta de Revisión Administrativa, la cual debe resolver el caso antes de treinta (30 días) aproximadamente.  Luego se envía el expediente nuevamente a la Junta de Subastas para continuar con el proceso.
  • Réplica a impugnaciones
  • Seguimiento del caso
Tribunal del Circuito de Apelaciones
 
De no estar de acuerdo con la decisión de la Junta de Revisión Administrativa, el licitador tendrá el derecho de acudir al Tribunal del Circuito de Apelaciones.
  • Referido a la División Legal del Departamento de Educación para representación legal ante el Tribunal (puede tomar más de un mes).
  • Representación de documentación adicional que se solicite.
  • Seguimiento del caso.
  1. Tramitación de expedientes, según etapas del proceso y circunstancias que apliquen. Se envía el mismo al Área Adquirente para la preparación de la orden de compra o contrato.
  2. Archivo, conservación y mantenimiento de expedientes.
  3. Otras actividades relacionadas:
  • Preparación de informes al Secretario, Subsecretario, Legislatura, según sea solicitado.
  • Ofrecimiento de información, orientación y atención de visitantes diarios y licitadores.
  • Orientación sobre procedimientos para la celebración de subastas:
-       Licitadores
-       Personal de la oficina central
-       Personal de las regiones educativas, distritos escolares y escuelas
-       Público en general
  • Tramitación de correspondencia interna
-       Invitación a reuniones
-       Entrega de expedientes
-       Búsqueda de documentos, solicitados, etc.

Miembros de la Junta de Subastas Central

  • Sr. Humberto Tapia Fontanez, Presidente
  • Sra. Doris E. Gascot Rosado, Miembro en Propiedad
  • Sr. Ricardo O. Cuevas Rosado, Miembro en Propiedad
  • Sra. Ana M. Rosado Calderón, Miembro en Propiedad
 
  • Sra. Yanira Colberg Toro, Miembro en Propiedad
  • Sra. Lourdes E. Díaz Ortiz, Miembro en Propiedad
  • Sra. Minerva Ortiz Alvarado, Miembro en Propiedad
  • Ing. Gabriel Franco Marrero, Miembro Alterno
Director: Eduardo Rivera Cruz
T. (787) 773-6171, 773-6172, 773-6174 ó 773-6176